中部地区を活動の拠点とし、リソースやコストなどの点で制限を抱えている中堅・中小企業様のお役に立つことと、地域社会の発展に貢献することを目的とし、2008年設立。協業企業と連携を強化し、ITを通じ、最適な環境のご提案を行うことを使命として、お客様に本当の「ありがとう」を言っていただける活動を展開している。

企業と社労士事務所をつなぐ業務支援システムの導入により事務作業の効率化を推進

　当初は遠藤徹代表取締役自らが、会社の総務業務を担当していたが、総務・経理業務に時間がとられ、経営的な業務を兼ねて行うことが困難になってきたため、これらの業務を大橋広明取締役に任せることにした。

　また総務業務の業務効率化のため、社会保険労務士事務所からの提案により、企業と社労士事務所をつなぐクラウド型の『業務支援システム 』を導入し、勤怠・給与・手続依頼などで社労士事務所と連携を取り、費やしていた時間や労力の軽減を進めることにした。

業務支援システムの活用により、業務の効率化と正確性向上を実現

　業務支援システムの導入により、担当者の負担が軽減する一方、従業員の管理や従業員への各種連絡・周知がスムーズに行えるようになった。

　従来社内独自で行っていた給与計算業務については、社会保険料の知識も正確でなく、時間がかかっていたが、業務支援システムの導入に伴い、正確な計算と、作業時間の削減を実現することができた。

　社労士事務所と同じ給与システムを利用することで、社労士事務所との賃金データの連携が可能になり、社労士事務所でも同じ画面で給与計算を行えるため、不明点の解決や対応等の情報のやり取りがスムーズに行えている。さらに、後述の勤怠管理システムを併用して、勤怠データを取り込む事で給与計算も簡単に行えるようになった。

　システムの導入に合わせて、社員に配布する給与明細を従業員のスマホにネット配信や閲覧するシステムを活用することにより、給与明細の配付作業が不要になり、担当者の工数削減につながっている。従業員は各自で給与明細・賞与・源泉徴収票を確認し、必要に応じて印刷をする。また過去の給与明細を最大48か月間、閲覧できるので、従業員の確認・印刷忘れなどについても各自で対応する事が可能となった。

柔軟な働き方が可能な働きやすい環境です

　ソリューション企画部の長屋光泰さんによると「テレワークや現地作業の対応などが柔軟に対応できるため働きやすい環境となっています。また、フレックスタイムが3か月単位となったので勤務時間を調整しやすくなりました」とIT業界に対応したフレキシブルな働き方に満足している様子だ。

勤怠管理システムを導入し、労働時間、有給休暇取得状況の把握とフレックスタイム制、テレワークの推進

　勤怠管理システムを新たに導入し、管理者が従業員の勤怠管理を毎日、リアルタイムで行うことができるようにした。この結果、各従業員の有給休暇の取得状況、累積の時間外労働時間などを確認することが可能となった。勤怠管理システムのデータをそのまま前述の業務支援システムに取り込むことが可能となり、打刻された１ヶ月の勤怠集計が簡単に給与計算と連動し、勤怠集計やチェックなどの面倒な作業が大幅に軽減された。

　また導入したシステムは「働き方改革」として時間外労働時間管理も対応しており、任意の上限時間の設定を行う事で、上限時間が近づくと、システム上でアラートを表示させる事ができるので、労働時間管理に大変役立っている。このアラートは従業員に対しても通知されるため、日頃見落としがちな自身の累積時間外労働時間も上限時間を超過する前に把握する事が可能となっている。

　また勤怠管理システムはクラウド型であるため、どこからでも打刻が可能で、テレワークによる在宅勤務での労働時間管理を可能にし、コロナ渦におけるテレワークを推進することができた。

　さらに、労働基準法が改正されフレックスタイム制における清算期間の上限が「1か月以内」から「3か月以内」に延長となったことを踏まえ、より柔軟な働き方ができるよう、当社でも導入することにした。3か月単位のフレックスタイム制における労働時間管理は月ごと、および清算期間での時間外労働の清算を行うとともに、所定労働時間と実労働時間の過不足時間を管理する必要があるが、システムを活用して、負担なく管理業務が継続できるようになった。これにより、従来はできなかった月をまたいだ繁閑への効率的な業務配分や、社員の生活上のニーズへの対応が出来るようになり、より柔軟な働き方が可能になった。

IT企業の強みを生かしてさらなる改革に取り組みます。

　今回、働き改革について説明して頂いた大橋広明取締役は、「もともとＩＴ業を運営していますので、社会保険労務士事務所からの提案による総務部門業務のIT化による業務効率化は抵抗感なく、それなりにスムーズに導入することができました。まだ使いこなしていない機能などがありますので今後活用していきたいです」と語る。

　さらなる改革に積極的に取り組むつもりだ。

支援社会保険労務士：後藤昌雄氏（愛知県）